Büroräume finden – das sollten Sie beachten
In vielen (Groß-)Städten ist es schwierig, geeignete Räumlichkeiten für ein Unternehmen zu einem erschwinglichen Preis zu finden. Die Mietpreisbremse erzielt meist nicht den gewünschten Effekt und besonders in angesehenen Vierteln steigen die Preise weiter in die Höhe. Ausschlaggebend für den Quadratmeterpreis ist in der Regel die Lage der Immobilie. Dabei ist nicht nur der Standort für den Erfolg einer Firma entscheidend. Am besten ist es, wenn Sie vor der Suche bestimmte Kriterien festlegen, die sowohl Ihren Wünschen entsprechen als auch Ablehnungsgründe mit einbeziehen.
1. Was ist wichtig für die Entscheidung?
Niemand sollte sich vollkommen blauäugig auf die Suche nach Räumlichkeiten begeben. Dann kann es nämlich schnell passieren, dass Sie eine Entscheidung aus dem Bauch heraus fällen, ohne vorher alle entscheidenden Faktoren zu berücksichtigen. Erstellen Sie daher unbedingt eine Liste mit Wünschen und No Go’s. Auf dieser wird vermerkt, welche Voraussetzungen die Immobilie erfüllen muss. Dazu zählen unter anderem folgende Punkte:
· Die richtige Lage für das Unternehmen
· Der preisliche Rahmen, in dem man sich bewegt
· Die Größe der Bürofläche
Ihr persönlicher Geschmack sollte zunächst in den Hintergrund rücken. Denn es bringt nichts, wenn Ihnen die Immobilie gefällt, sie aber entweder zu teuer ist oder sie sich im Nachhinein als nicht passend herausstellt. Einen groben Überblick über das Thema können Sie sich in diesem Blogbeitrag von Lexoffice verschaffen.
2. Die Lage
Muss es immer das Szeneviertel sein, in dem die Wurzeln Ihres Unternehmens wachsen sollen? Selbstverständlich beeinflusst die Standortwahl nicht nur das Image, die Außenwirkung oder das Erscheinungsbild einer Firma, sondern ebenfalls dessen Erfolgschancen. „Sehen und gesehen werden“, so heißt es doch schließlich. Trotzdem sollte die Lage zu Ihren Unternehmen passen und dessen Image, Werte oder Produkte widerspiegeln. Handelt es sich beispielsweise um eine Modeagentur, die hochwertige Kleidungsstücke designt und verkauft, bietet sich ein gehobenes Viertel an. Ist es aber ein Start-up aus der Medienbranche mit einem kleinen Budget, wäre ein alternativer Stadtteil wohl die bessere Wahl.
3. Kostenrahmen festlegen
Bevor Sie sich auf die Suche nach der Nadel im Heuhaufen machen, ist es ratsam, einen bestimmten Kostenrahmen festzulegen, den Sie nicht überschreiten wollen. In die Budgetplanung gehören unter anderem der aktuelle Quadratmeterpreis der Region sowie die damit verbundene Miethöhe, die Kaution und die Nebenkosten. Denken Sie auf jeden Fall daran, eventuell anfallende Kosten für eine neue Einrichtung oder für einen Umbau zu berücksichtigen. Ein kleiner Tipp: Viele Ausgaben können Sie steuerlich absetzen. Wenn Sie eine Unternehmenssoftware besitzen, muss Ihre Buchhaltung die einzelnen Belastungen nur eintragen, um sie für das Jahr abzusetzen. Sofern Sie Ihre Steuererklärung selbst machen, empfiehlt sich eine Software mit leichter Bedienbarkeit, die Ihnen alle notwendigen Schritte genau erklärt. Dennoch ist es ratsam, eine detaillierte Kalkulation zu erstellen und diese dem Immobilienmaklerweiterzuleiten. Nur so kann der Experte dabei helfen, die richtigen Büroräume zu finden.
4. Die Größe der Bürofläche
Die Größe der Bürofläche richtet sich unter anderem nach der Anzahl der Mitarbeiter sowie nach Ihrer Planung für die Zukunft:
· Ist es absehbar, dass Ihr Unternehmen in naher Zukunft weiter wachsen soll? Dann benötigen Sie wahrscheinlich schnell größere Flächen. Wenn Sie also nicht innerhalb eines Jahres erneut umziehen wollen, müssen Sie einen sogenannten Puffer einplanen. Ein Gebäude mit Expansionsmöglichkeiten (Anmietung einer weiteren Etage bzw. zusätzlicher Räume in der Nähe) sollten Sie in Betracht ziehen.
· Empfangen Sie oft Kunden oder Geschäftspartner in Ihren Räumlichkeiten? Dann benötigen Sie sicherlich einen Konferenzraum.
· Achten Sie darauf, dass in Deutschland seit 2013 neue Vorschriften für den Platzbedarf pro Mitarbeiter gelten.
· Welches Bürokonzept wollen Sie verwirklichen? Liegt Ihr Fokus auf Großräumbüros, in dem flächeneffizient gearbeitet wird, oder auf einer Unterteilung in kleinere Büroräume, um ein ruhigeres Arbeiten zu gewährleisten?